内部統制システムの基本方針

1メックグループの取締役・使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

1. メックグループの内部統制・コンプライアンス体制の基本として、メックグループ企業行動憲章・企業行動規範およびメックグループ内部統制・内部監査・J-SOX規程、コンプライアンス規程を定める。社長を委員長とする内部統制委員会とその下部組織であるコンプライアンス委員会を設置し、内部統制システムの構築・維持・向上を推進するとともに、必要に応じて、関連規則・ガイドラインの策定、従業員教育を実施する。
   
2. 取締役は、メックグループにおいて重大な法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合には、直ちに監査等委員会および他の取締役に報告する。
3. 適正かつ効率的な業務の遂行と内部統制体制が不正を未然に防止する体制となっているか、その整備運用状況の監査を行うことを目的に、内部監査部門である内部監査室を設置する。
   内部監査室は、年間計画に従って内部監査を実施し、その監査結果を監査等委員会、取締役等に報告する。
   
4. 法令違反、就業規則等社内規程に違反する行為、セクシュアル・ハラスメント等非人道的な行為などの事実をメックグループ内部通報制度として、社外取締役の中から1名と内部監査室長、社外の弁護士等を直接の受領者とする内部通報システムを整備する。また内部通報者等が通報および調査に協力したことで不利益な取り扱いとならないよう徹底する。
5. 監査等委員会は、会社の法令順守体制および内部通報システムの運用に問題があると認めるときは、代表取締役社長に意見を述べるとともに、改善策の策定を求める。
6. 監査等委員会は監査等委員でない社外取締役および内部監査室に対し、原則として毎月1回開催の監査等委員会にオブザーバーとしての出席を要請することにより会合を持ち、監査結果等について報告するとともに、意見交換をする。
7. 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体とは決して関わりを持たず、必要であれば警察関係行政機関や顧問弁護士等と連携し、適切な措置を講じる。

2メックグループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

1. メックグループの取締役の職務の執行が経営の基本方針に基づき効率的に行われることを確保するため、取締役会を毎月1回開催するほか、必要に応じて適宜臨時に開催する。会社の事業戦略に関わる重要事項については、取締役および執行役員等で構成する毎月1回開催の事業戦略会議ならびに管理職で構成する毎年2回開催の全社方針会議において議論し、周知徹底を図る。
2. 取締役の職務の執行に対する監督機能を高める等のため、取締役会における社外取締役の員数が過半数もしくは半数となるよう選任する。一方で執行役員制度の充実も進め、監督と執行の分離を図っていく。
3. 社外取締役が過半数の「指名報酬諮問委員会」と「ESG委員会」を設置し、取締役会に対し多面的な検討をした候補者推薦や多くの提言を行う。
4. 社外取締役は、社長をはじめとする取締役、経営幹部と原則として年2回の会合を持ち、意見および情報の交換をする。
5. 取締役会が決定する業務執行を効率的に行うため諸規程を置き、業務ごとの責任者・決裁権限・執行手続きの詳細を定める。

3メックグループの取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

1. 取締役会等重要会議の議事録および稟議書等の決裁書類の作成・保存・管理に関する事項を諸規程に定め、これらに則って業務処理を行うこと。
2. 情報セキュリティ管理規程等の諸規程により、個人情報を含む情報資産の保護に取り組み、定期的に、全役職員に対して情報セキュリティに関する研修を行う。

4メックグループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制

1. 当社事業活動遂行上の主要なリスクとして、
   イ．法令・定款違反リスク
   ロ．品質リスク
   ハ．環境リスク
   二．個人情報保護・特定個人情報保護リスク
   ホ．情報漏洩・情報セキュリティリスク
   ヘ．災害リスク
   ト．サプライチェーンリスク
   等の事項を認識し、その把握と管理を行うための社内体制を整備する。
   
2. リスク管理の基本体制として、社長を委員長とする内部統制委員会の下部組織であるリスクマネジメント委員会を設置し、メックグループリスク管理規程および関連規程を整備して、個々のリスクごとの管理責任体制を確立する。
3. 事業継続のための事業継続計画(BCP：Business Continuity Plan)を策定し、不測の事態が生じたときは、社長を本部長とする対策本部を設置し、必要により外部専門家等の支援も得て迅速に対応し、損害の未然防止、最小化対策を実施する。

5グループ各社における業務の適正を確保するための体制

1. グループ各社における業務の適正を確保するため、メックグループとしての経営理念・社是・企業行動憲章をはじめとする諸規程を整備し、グループ各社は関連規程、関連規則・ガイドラインの策定、従業員教育を実施する。
2. グループ各社の経営管理のために関係会社管理規程を定め、これに基づきグループ各社は決裁・報告をすることとし、重要な事項に関しては当社取締役会決議によって、グループ各社の経営管理を行う。
   また、事業本部をはじめ、国内各事業部門がそれぞれの事業分野についてグループ各社の事業部門を統括し、連携・協働する。
3. 取締役は、グループ各社において法令違反その他コンプライアンスに関する重要な事項を発見した場合には、直ちに監査等委員会および他の取締役に報告する。
4. グループ各社は、当社からの経営管理・経営指導内容に法令違反その他コンプライアンス上問題があると認めるときは、監査等委員会および内部監査室に報告し、監査等委員会および内部監査室は、代表取締役社長に意見を述べ、または改善策の策定を求める。
5. メックグループの監査・内部統制の充実を図るため、監査等委員会と内部監査室はともに国内外の全事業所・部・室を調査する方針としている。グループ会計監査人のみならず海外グループ各社の監査にあたっては、現地会計監査人等とも情報交換を実施する。

6メックグループの取締役(監査等委員である取締役を除く)および使用人が監査等委員会に報告するための体制、その他の監査等委員会への報告に関する体制

1. 取締役(監査等委員である取締役を除く)および従業員が監査等委員会に報告すべき事項および時期について、諸規程に基づき、取締役(監査等委員である取締役を除く)および従業員は、当社の業務または業績に影響を与える重要な事項について監査等委員会に都度報告する。また、上記の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利益な取り扱いを受けないよう徹底する。
2. 前項に拘わらず、監査等委員会は、いつでも必要に応じて、取締役(監査等委員である取締役を除く)および従業員に対して報告を求めることができる。

7その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

1. 監査等委員会と内部監査室は、会計監査人と原則として年間4回の会合を持ち、意見および情報の交換を行い、連携と相互牽制を図る。
2. 監査等委員会は、監査の実施に当たり必要と認めるときは、弁護士、公認会計士その他の外部専門家を独自に起用することができる。監査等委員の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還については、監査等委員の請求に基づき適切に処理をする。

8監査等委員会がその職務を補助すべき使用人(補助使用人)を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

監査等委員会の補助に関する規程を設け、監査等委員会から要請があった場合の補助使用人の任命手続を定める。
補助使用人の属する事務局は、監査等委員会の補助に関する規程の定めるところにより、監査等委員会に設ける。

9補助使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性に関する事項

取締役会は、補助使用人の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性を確保するため、その人事(異動、報酬等)については、監査等委員会の同意を得た上で決定することとする。補助使用人は、監査等委員より監査業務に必要な命令を受けた場合は、その命令に関して取締役(監査等委員である取締役を除く)、使用人の指揮命令を受けない。